Fatturazione elettronica costi: come calcolarli 

La fattura elettronica in Italia è in vigore dal 1° gennaio 2020, per le operazioni B2B (Business to Business), tra commercianti e clienti, per le cessioni di benzina e per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con una PA.

L’obbligo fattura elettronica riguarda tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuati tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia ad eccezione di alcune categorie come ex regime dei minimi o forfettario. Questi ultimi dispongono di incentivi da parte dello Stato se utilizzano la fattura elettronica.

I costi della fatturazione elettronica variano in base alla modalità di creazione e trasmissione della fattura, se effettuata attraverso i servizi gratuiti dell’Agenzia dell’Entrate o se ci si affida ad un software gestionale di fatturazione elettronica. Qui, nel dettaglio, abbiamo un esempio di costi per la fatturazione elettronica. Anche le modalità di conservazione e di delega possono contribuire ad un aumento dei costi. 

Che cos’è la Fattura elettronica

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 89757/2018 del 30 aprile 2018 definisce la fattura elettronica come un “documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio e da questo recapitato al singolo ricevente“.

La fattura elettronica è basata su un formato XML , un modello standard che rispetta i termini di autenticità, integrità e leggibilità del contenuto. Questi requisiti devono essere rispettati attraverso l’utilizzo di software per la fattura elettronica, attraverso la firma digitale e la conservazione in sicurezza del documento. 

Costo fattura elettronica 2020

Tutti i contribuenti obbligati all’emissione della fattura elettronica possono utilizzare diversi canali di trasmissione del documento digitale, approvati dall’Agenzia delle Entrate, che sono:

• Posta elettronica certificata (PEC), il documento dovrà contenere la firma digitale;
• Servizi dell’Agenzia delle entrate, come “Fattura e Corrispettivi” o scaricando l’applicazione desktop. 
• Software gestionali di fatturazione elettronica basati su protocolli FTP.

I software messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sono software gratuiti, permettono di inviare e ricevere le fatture elettroniche e delegare l’eventuale processo ad un intermediario professionista, come il commercialista.

Le imprese che vogliono gestire autonomamente l’intero processo di creazione, invio e conservazione della fattura elettronica possono utilizzare un software gestionale di fatturazione elettronica a pagamento. Sul mercato sono presenti tante e diverse soluzioni, con prezzi differenti, che offrono funzionalità extra per ogni tipologia di impresa.  

Per effettuare un calcolo del costo della fatturazione elettronica annuale bisogna tener conto di eventuali voci di spesa necessari per usufruire del servizio:
 

• Canone di attivazione del servizio: il software da usare per la creazione, gestione, trasmissione della fattura elettronica;
• Il certificato della Firma digitale, se non compreso nel software acquistato;
• Trasmissione della fattura con firma digitale;
• L’apposizione della marcatura temporale;
• Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche di una durata di 10 anni.

Alcune di queste voci di spesa sono incluse in un eventuale costo annuale di un software per la fatturazione elettronica o nel costo annuale dei servizi offerti dal commercialista.

Le imprese con un volume di affari di medie dimensioni vanno incontro ad un costo di 1 o 2 euro a fattura, mentre se il servizio viene delegato al commercialista il costo potrebbe aumentare fino a 5 euro a fattura. Sono costi generali basati sulla media dei costi annuali di software gestionali, servizi dei commercialisti o altri intermediari certificati.