Se c’è un aspetto cruciale per qualsiasi professionista e attività è la gestione dei preventivi, i quali consentono di disporre un contatto reale con il cliente, in tutte le fasi di gestione del funnel di marketing.
Il preventivo, infatti, aiuta a mettere nero su bianco non solo i costi per coprire determinati servizi, ma anche le condizioni, rivelandosi determinate per chiudere una vendita.
Oggi c’è un modo per gestire meglio i preventivi, avendo tutto sotto controllo, dall’elaborazione all’archiviazione. Grazie agli ultimi sviluppi delle tecnologie digitali è possibile avvalersi di un software gestionale per preventivi: un programma di ultima generazione concepito appositamente, che permette di risparmiare tempo, trasmettere un’immagine più professionale e migliorare il livello di precisione.
Cos’è (davvero) un preventivo?
Spesso si tende a considerare il preventivo come una sorta di foglio in cui vengono disposti dei numeri. Nulla di più falso, in realtà, dal momento che si tratta di un documento che contiene molto più di alcune cifre, complice il carattere vincolante e formale.
Ecco perché deve avere al suo interno diversi elementi fondamentali, che vanno dall’oggetto inerente la fornitura, agli importi di ogni singola voce, alle tempistiche inerenti la validità, fino ai dati di entrambe le parti, i termini di pagamento ed eventuali clausole particolari o note legali.
Certo, alcuni aspetti tendono a risultare sempre gli stessi, ma non proprio tutti. Ogni preventivo dovrebbe essere concepito in maniera personalizzata, in linea con le richieste, i bisogni e le esigenze del cliente. Senza disporre di strumenti ad hoc, tali operazioni richiedono un considerevole dispendio di tempo ed energie, a fronte di errori e dimenticanze. Tutte eventualità prevenibili utilizzando un gestionale per preventivi.
I benefici di un software gestionale per preventivi
Dotarsi di un software specifico consente di semplificare e velocizzare ogni passaggio di gestione del preventivo: dal primo contatto con il cliente fino alla trasformazione del documento in fattura. Ecco i vantaggi di maggiore rilevanza:
● Condivisione in tempo reale: ciò si rivela di notevole interesse se si hanno dei collaboratori, che potranno così accedere e modificare il documento, garantendo una comunicazione fluida tra chi gestisce la parte commerciale, chi si occupa di quella tecnica e chi invece degli aspetti di natura amministrativa.
● Accessibilità da qualsiasi dispositivo: grazie alle tecnologie di cloud computing, un gestionale per preventivi di ultima generazione rimane a portata di mano. Ciò si rivela prezioso per i professionisti che lavorano spesso fuori sede come tecnici, consulenti o agenti.
● Cronologia sempre sotto controllo: ogni proposta viene salvata in cloud, con la possibilità di consultare versioni precedenti, trattative rimaste in sospeso e risposte ricevute dagli utenti.
● Conversione rapida in fattura: basta un clic per trasformare un preventivo accettato in un documento contabile valido, prevenendo il rischio di errori di trascrizione o di altra natura.
● Precisione e personalizzazione: si possono creare dei modelli già preimpostati, per poi modificarli in base al cliente, risparmiando tempo e ottenendo risultati più coerenti.
Il risultato, con un gestionale per preventivi, è quindi più tempo da dedicare al core business e meno margine di errore. Tutto questo senza dover perdere istanti preziosi tra formattazioni, aggiornamenti e controlli, come avviene invece utilizzando programmi generici quali Word oppure Excel o, peggio, legati a problemi di incasso e contestazioni. Con un programma di ultima generazione tali eventualità risultano ridotte ai minimi termini.
