Sebbene oggi la maggior parte dei documenti venga scambiato tramite la posta elettronica, la posta tradizionale ha ancora un certo peso. Sono soprattutto gli uffici che tutti i giorni ricevono e inviano lettere tramite il servizio di posta perché la busta sigillata garantisce la privacy e la riservatezza della comunicazione. Per tale motivo, è fondamentale che ogni impiegato conosca bene quali sono i formati delle busta per le lettere da inviare per svolgere il lavoro al meglio. Che si tratti di documenti importanti da firmare, di avvisi, di inviti, di convocazioni, di comunicazioni generiche etc. ci sono diversi formati che si possono utilizzare.
Molti fanno l’errore di credere che esista solo un unico formato per le lettere, allora abbiamo pensato di preparare questo breve approfondimento sul tema per maggiore chiarezza seguendo lo standard internazionale ISO 269 che definisce i formati delle buste in base alla dimensione del foglio.
Prende il nome di busta americana la più utilizzata di tutte, cioè quella con dimensioni 11 x 23 che spesso si trova nella cassetta delle lettere. Le classiche buste bianche si chiamano anche formato DL e in ufficio, come a casa, dovrebbe sempre essercene una bella scorta per sopperire a ogni evenienza. Si utilizza per spedire un foglio A4 piegato in tre parti. È adatta per inviare fino a 3 fogli perciò comunicazioni brevi.
Le buste sono create in diversi formati per adattarsi ai formati dei fogli di carta da inviare. Essendo la maggior parte delle comunicazioni stampate su un foglio A4, la busta più comune negli uffici è la C4. Le sue dimensioni sono di 22,9 x 32,4 cm. Prende il nome anche di busta a sacco e consente di inserire i fogli senza doverli piegare. Può contenere da 15 fino a 50 fogli perciò perfetto per contratti, progetti, tesi etc.
Se la necessità è quella di spedire fogli di A3 o anche libri, si utilizza la busta C3. Le sue dimensioni sono maggiori perciò adatte a progetti e stampe di dimensioni maggiori, usatissime negli uffici tecnici, geometri, ingegneri e di architetti.
Il formato busta da lettere C5 corrisponde ai fogli A5. È praticamente grande come un normale foglio A4 piegato in due. Le sue dimensioni sono 16,2 x 22,9 cm e si addice all’invio di documenti diversi ma anche cartoncini, foto, biglietti di auguri.
Le buste più piccole che ci siano sono le C6 che misurano 11,4 x 16,2 cm. Sono perfette per un foglio A6 oppure per un A4 piegato 4 volte. Essendo di dimensioni ridotte, si usa spesso anche per inviare oggetti di piccoli dimensioni come pen drive oppure memory card.
Infine, esistono le buste quadrate che misurano 100 x 100 cm. Sono molto utilizzare per le partecipazioni del matrimonio ma anche per i CD, biglietti di auguri e qualsiasi altra cosa si desideri.
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