Come gestire le presenze con lo smart working

Gli ultimi due anni di pandemia da Covid19 hanno completamente rivoluzionato i settori economici italiani e globali, con l’introduzione di misure ristrettive per minimizzare i contatti fisici ed evitare il diffondersi dei contagi. Il mondo del lavoro rappresenta l’area che maggiormente ha vissuto radicali cambiamenti in questo senso, primo fra tutti il consolidamento di un sistema già esistente, ma che nel biennio appena trascorso è diventato assolutamente centrale. Stiamo parlando ovviamente dello smart working, ovvero quella modalità lavorativa da remoto che consente ai lavoratori di poter operare anche senza essere presenti all’interno dell’azienda.

Sebbene le indicazioni del Governo propendano per un graduale abbandono di questo sistema, molte aziende hanno già fatto sapere di non volerlo eliminare del tutto, a fronte anche della grande richiesta da parte dei nuovi assunti in sede di reclutamento. 

Smart Working: i nodi da sciogliere

Pur avendo molti benefici in termini di produttività, come spiegato da molti studi di settore, lo smart working presenta delle criticità collegate alle sue caratteristiche da remoto. Lavorare da casa, o da qualsiasi altro luogo che non sia l’ufficio, infatti, comporta un minor controllo del datore di lavoro sull’operatività dei suoi dipendenti, nonché l’effettivo impegno in termini di ore e risultati raggiunti. 

Inoltre, essendo in via teorica slegato da orari di lavoro rigidi, lo smart working può creare confusione a livello di presenze in terminati momenti della giornata, nonché un rapporto comunicativo molto ristretto, possibile solo attraverso messaggistica o conference call, che negli ultimi anni sono divenute dei veri e propri must aziendali e quotidiani.

In ultimo, pur considerando la lealtà dei propri lavoratori nei confronti dell’azienda, dobbiamo tenere conto di una serie di fattori umani che potrebbero limitarne l’impegno, in primis la mancanza di un monitoraggio dall’alto diretto che potrebbe portare inconsciamente a una minore dedizione e produttività, con conseguenze negative sul raggiungimento dei risultati.

Tutti elementi che complicano il lavoro del responsabile delle risorse umane che si trova ogni giorno ad affrontare problemi collegati a questo argomento, cercando di districarsi tra l’esigenza di dover mantenere una “linea di comando” verso i lavoratori e allo stesso tempo non essere eccessivamente opprimente nei loro confronti, scoraggiandoli e facendo venire meno quelle che sono le caratteristiche principali dello smart working, che prevede un certo grado di libertà, come dicevamo, per quel che concerne gli orari di lavoro.

Alcuni consigli per controllare le presenze in smart working 

Per ovviare in modo efficace alla problematica relativa alle presenze “non fisiche” in regime di smart working, possono essere attuate alcune operazioni che semplificano enormemente questo processo. Non è un caso, infatti, che in rete una delle chiavi maggiormente ricercate sia “smart working controllo orario di lavoro”, evidenziando come questa criticità sia molto diffusa a livello aziendale.

Tra le prime mosse da intraprendere c’è quello di strutturare e condividere con i dipendenti un calendario online, attraverso il quale tutti i soggetti coinvolti possano prendere visione delle mansioni giornaliere e degli obiettivi da portare a termine, ma soprattutto la disponibilità dei vari team in determinati orari, piuttosto che in altri, così da organizzare la giornata lavorativa al meglio. 

Anche implementare un software di time tracking può rappresentare una soluzione molto performante: attraverso questo, infatti, il dipendente potrà liberamente assegnarsi un segmento lavorativo giornaliero, sulla base degli impegni contrattuali presi, e organizzare la propria giornata come meglio crede. Un metodo efficace anche per i lavoratori esterni che vengono pagati a seconda delle ore trascorse a lavorare. 

Come dicevamo, le videochiamate in regime di smartworking, diventano il momento chiave nel quale avere un contatto “diretto” tra datore e lavoratore. In queste situazioni è importante esplicitare tutte le questioni importanti e allo stesso tempo tenere sotto controllo il lavoro assegnato a ciascun dipendente, discutendo in modo trasparente e prendendo decisioni condivise. Altro aspetto fondamentale di queste famigerate “call” è rappresentato dall’esigenza di non infondere un senso di abbandono dell’azienda verso coloro che ne sono coinvolti, aumentandone la partecipazione e dimostrando cura e interesse nei loro confronti e nel loro stato d’animo.