Promuovere la transizione digitale dei processi interni per semplificare e velocizzare, e dunque per rendere più efficiente, la macchina amministrativa dell’Università di Siena. Con questo obiettivo, la Divisione processi e architetture dell’Ateneo e in particolare l’Ufficio sviluppo e supporto alla transizione al digitale hanno avviato un progetto finalizzato a gestire in modo efficace i processi che vengono originati dalla presentazione di una istanza tramite la compilazione di un modulo. Il progetto ha dato vita a un laboratorio avanzato di sperimentazione dei modelli digitali della pubblica amministrazione, citato di recente dalla rivista on line “Agenda digitale”, che fa parte di “Nextwork360” dedicato ai temi della trasformazione digitale e dell’innovazione imprenditoriale.
“A un certo punto – sintetizza Roberto Bartali, responsabile dell’Ufficio sviluppo e supporto alla transizione al digitale – ci siamo resi conto che la modulistica dell’Ateneo diventava sempre più caotica, con troppi moduli, formati diversi, procedure difformi tra struttura e struttura”. Per affrontare queste problematiche, è stata quindi scelta la piattaforma elixForms di Anthesi, una soluzione low-code per la creazione e gestione di moduli digitali integrabile con i sistemi documentali e i protocolli informatici già in uso. In questo modo è stato possibile personalizzare i flussi di compilazione, guidare gli utenti con testi di supporto e automatizzare la produzione dei file pdf, mantenendo al tempo stesso l’integrazione con il sistema di gestione documentale Titulus di Cineca.
La prima concreta applicazione ha riguardato la gestione delle domande di partecipazione alla procedura selettiva per le progressioni economiche orizzontali, le PEO, oggi PEA. “Prima della digitalizzazione – sottolinea Pierosario Lomagistro, responsabile della Divisione processi e architetture – servivano quattro o cinque commissioni per completare la valutazione, mentre dal 2024 una sola commissione riesce a gestire tutte le domande, con tempi e carichi di lavoro drasticamente ridotti, minor rischio di errori materiali e con un alto livello di soddisfazione da parte del personale interessato, che ha sperimentato un percorso guidato maggiormente chiaro e trasparente. Non secondari sono stati, inoltre, i vantaggi per l’amministrazione, sul piano dell’integrità dei dati, della dematerializzazione e dell’ottimizzazione delle risorse”.
Il successo del progetto ha spinto l’Ateneo a pianificare ulteriori sviluppi, che riguardano l’ottimizzazione della procedura di rimborso spese documentate a livello dipartimentale, un ambito che in precedenza era caratterizzato da carichi di lavoro elevati e da processi frammentati, e la completa digitalizzazione del processo di variazione dell’orario di lavoro, che ha permesso di sostituire la modulistica cartacea e la gestione destrutturata con un workflow fluido e integrato che agisce su dati strutturali e verificati dal sistema.
“La digitalizzazione – concludono Bartali e Lomagistro – non è solo una questione di strumenti, ma riguarda gli ambiti della cultura e dell’organizzazione: per questo il prossimo obiettivo è di inserire la formazione sulla progettazione dei processi digitali nei piani di aggiornamento del personale, per rendere gli uffici autonomi nella creazione e gestione della modulistica e per coinvolgere le persone creando fiducia verso i cambiamenti tecnologici”.
