La segreteria universitaria non chiude più: risponde anche di notte, parla italiano e inglese e accompagna lo studente passo dopo passo nelle pratiche. L’Università di Siena avvia la riprogettazione digitale dei propri servizi agli studenti, affidandosi anche all’intelligenza artificiale. Il nuovo modello è già in sperimentazione nell’area sanitaria e sarà progressivamente esteso agli altri sportelli dell’Ateneo.
Al centro del progetto c’è “Esculapio”, un assistente virtuale basato sull’intelligenza artificiale e disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette. Il sistema risponde alle domande utilizzando esclusivamente fonti e documenti ufficiali dell’Università, traduce il linguaggio burocratico in indicazioni più semplici e indirizza direttamente gli studenti verso i moduli necessari.
Attualmente sono disponibili dieci delle procedure più utilizzate, ma l’obiettivo è arrivare rapidamente a coprire tutti i servizi. Non si tratta soltanto di un chatbot: una piattaforma collegata anche al sistema Esse3 prende il posto della tradizionale gestione tramite e-mail e consente di seguire digitalmente l’intero percorso di una pratica.
Dal riconoscimento dei crediti e dei tirocini fino alla rinuncia agli studi, ogni richiesta viene così trasformata in un procedimento strutturato e tracciabile. Lo studente riceve notifiche sull’avanzamento, mentre le pratiche più complesse vengono indirizzate automaticamente agli operatori competenti.
“Tre sono le caratteristiche che rendono efficace il sistema”, spiegano il rettore Roberto Di Pietra e la direttrice generale Beatrice Sassi: “l’affidabilità”, perché l’intelligenza artificiale utilizza esclusivamente fonti ufficiali; “la rapidità”, grazie all’automazione; e “la professionalità”, con un sistema pensato perché nessuna pratica vada persa.
La sperimentazione parte dunque dall’area sanitaria, ma la prospettiva è portare progressivamente il nuovo modello digitale in tutte le segreterie dell’Università di Siena.
