La piazza d’armi e la sala polivalente del Cassero della Fortezza medicea di Poggibonsi hanno un regolamento specifico per l’utilizzo. Il Comune di Poggibonsi ha infatti deliberato un regolamento ed un tariffario per enti pubblici e privati nel caso volessero utilizzare queste strutture.
Sarà quindi possibile utilizzare temporaneamente, anche per privati o ad altri enti, la sala Francovich e la Piazza d’Armi per eventi, manifestazioni ed altro dietro il pagamento di una tariffa stabilita da una delibera di Giunta comunale. Gli spazi saranno messi a disposizione già attrezzati. Per la Sala Francovich si parla di un ambiente che può accogliere circa cinquanta persone, con sedie e tavoli. Nella sala è presente un impianto microfonico con apparecchio fisso, guardaroba e toilette e impianto di videoproiezione. Lo spazio potrà essere destinato ad attività congressuali, workshop, seminari, incontri, svolgimento di matrimoni o altre cerimonie anche private, attività didattiche, corsi, attività espositive, occasionale ristorazione, svolgimento di eventi e altri utilizzi compatibili. Sono escluse le trasformazioni in cucina, funzioni ad uso discoteca e locale notturno. La piazza d’armi è fornita di un palco di 12 per 10 metri, una struttura a ring di analoga dimensione e ottocento sedie per il pubblico. Compresa anche l’assistenza e la vigilanza nei due spazi, affidata alla Fondazione Elsa.
I costi si diversificano in base alla tipologia dell’evento (se patrocinato o meno dall’amministrazione comunale ma anche se si tratta di un evento ad ingresso gratuito o a pagamento), alla durata dell’utilizzo (se giornata intera o meno, mattina o pomeriggio, festivo o feriale) e alla ragione sociale del richiedente (soggetto pubblico o privato). Il testo del disciplinare d’uso e la scheda di domanda e le fotografie delle locations si possono trovare sul sito internet del Comune di Poggibonsi.